Сучасні комунальні підприємства та органи місцевого самоврядування управляють сотнями об’єктів майна – від будівель, доріг і земельних ділянок до транспортних засобів та обладнання. Забезпечити ефективний облік, обслуговування і планування цих активів непросто, особливо якщо інформація розпорошена в таблицях Excel або паперових архівах. У такій ситуації на допомогу приходять EAM-системи (Enterprise Asset Management) – програмні рішення для комплексного управління активами. У цій статті ми пояснюємо, що таке EAM, які завдання вона вирішує, та як її впровадження (на прикладі системи SOFTPRO:EAM Light) допомагає муніципалітетам стати більш прозорими й ефективними.
EAM (Enterprise Asset Management) – це концепція та програмне забезпечення для цілісного управління фізичними активами підприємства чи громади протягом усього їх життєвого циклу. Простіше кажучи, EAM-система виступає єдиною цифровою платформою, де зберігається вся інформація про майно (будівлі, споруди, транспорт, обладнання, земельні ділянки тощо), фіксується їхній стан, місцезнаходження, вартість, графіки обслуговування та інша важлива інформація. Мета впровадження EAM – оптимізувати використання та утримання активів: від моменту придбання чи створення об’єкта до його списання. Це дозволяє продовжити строк служби майна, знизити витрати на його обслуговування і підвищити віддачу від вкладених коштів.
EAM-система забезпечує проактивний підхід до управління основними засобами. Замість того, щоб реагувати на проблеми з майном після їх виникнення, відповідальні служби отримують інструменти для планового обслуговування і завчасного виявлення потреб у ремонті або заміні. Таким чином, підприємство чи муніципалітет може ефективніше управляти своїми ресурсами, підтримувати інфраструктуру в належному стані та уникати надзвичайних ситуацій, пов’язаних з раптовими поломками обладнання чи зношенням об’єктів.
EAM-система допомагає автоматизувати й спростити низку ключових процесів, пов’язаних з обліком та використанням активів. Серед типових задач, які вирішує EAM:
Єдина база даних активів: формування централізованого реєстру всіх об’єктів майна. Усі дані про активи зберігаються в одному місці, що усуває дублювання інформації та плутанину з різними файлами.
Моніторинг стану та обслуговування: відстеження поточного стану обладнання або інфраструктури і планування технічного обслуговування. Система сигналізує, коли наближаються дати оглядів чи ремонтів, допомагаючи запобігти несподіваним відмовам.
Управління життєвим циклом: супровід активу на всіх етапах – від введення в експлуатацію і регулярної модернізації до списання або передачі. EAM фіксує всю історію кожного об’єкта, включно зі зміною балансової вартості, зносом та виконаними роботами.
Облік використання та оренди: контроль за тим, як використовується майно. Для об’єктів комунальної власності це включає ведення договорів оренди, відстеження термінів їх дії, умов використання та надходжень від орендної плати.
Аналітика і звітність: автоматичне формування звітів та показників ефективності. Керівництво отримує актуальні дані про кількість та стан активів, витрати на їх утримання, доходи від використання майна, що дозволяє приймати обґрунтовані управлінські рішення.
Використання EAM-системи дає організації низку відчутних переваг у порівнянні з традиційними методами обліку активів. Ось ключові вигоди, які отримують керівники при впровадженні EAM:
Прозорість процесів управління активами: Усі операції з майном стають відстежуваними. Керівники та власники активів бачать актуальну картину – які об’єкти є, хто ними користується, в якому вони стані. Це підвищує підзвітність і зменшує ризики зловживань чи втрати майна.
Обґрунтоване планування інвестицій: Дані з EAM допомагають приймати рішення на основі фактів. Легше визначити, коли доцільно інвестувати в ремонт або заміну обладнання, які об’єкти потребують модернізації в першу чергу, а де можна відстрочити витрати. Планування бюджету на утримання активів стає більш точним і об’єктивним.
Автоматизація та економія часу: Багато рутинних операцій (внесення даних, складання інвентаризаційних відомостей, генерування звітів) автоматизовано. Персонал витрачає менше часу на паперову роботу та ручне заповнення таблиць, а більше – на аналіз і корисні дії. Також мінімізуються помилки через людський фактор, адже система контролює введення даних і цілісність інформації.
Консолідація інформації: Всі відомості про активи зібрані в одному місці в уніфікованому форматі. Це полегшує підготовку звітності для керівництва чи контролюючих органів, спрощує обмін інформацією між відділами. Наприклад, відділ бухгалтерського обліку, відділ управління майном і технічні служби працюють з однією базою даних, що усуває розбіжності в даних.
Підвищення контролю та дисципліни: Керівництво отримує інструменти контролю за тим, щоб всі активи були належно враховані та обслуговуються вчасно. Система може сповіщати про прострочені інспекції або відсутність потрібних даних по об’єкту. Це створює прозору систему аудиту: легко перевірити, хто і коли вносив зміни, які рішення приймалися щодо майна.
Відкритість та довіра громадськості: Для муніципалітетів особливо важливо демонструвати прозоре управління комунальним майном. EAM-система дає можливість надавати доступ до певних даних (наприклад, реєстру комунальної власності або переліку вільних для оренди приміщень) широкому загалу через публічні портали. Це підвищує довіру громади та інвесторів, адже вся інформація про міські активи – у відкритому доступі і завжди актуальна.
Впровадження системи управління активами – це відповідальний, але цілком керований процес. Як правило, реалізація EAM відбувається у кілька етапів:
Аналіз і планування: На початковому етапі проводиться аудит наявних даних та процесів управління активами. Визначаються потреби організації, ключові проблеми, які треба вирішити, та ставляться цілі впровадження. Також обирається конкретне програмне рішення (наприклад, EAM Light) і формується команда проекту.
Підготовка даних: Один з найважливіших кроків – зібрати і структуровано занести в систему всі дані про активи. Проводиться інвентаризація майна (якщо потрібно – суцільна або вибіркова), збір інформації про кожен об’єкт (паспорти об’єктів, технічна документація, фінансові показники, договори тощо). Ці дані очищуються від дублетів і помилок, після чого імпортуються в нову систему.
Налаштування системи: EAM-система конфігурується під потреби конкретної організації. Створюються необхідні довідники (типи активів, стан активу, підрозділи відповідальні за майно), налаштовуються права доступу для різних ролей користувачів, інтегруються необхідні модулі (наприклад, карта для геовізуалізації, модуль обліку оренди тощо). Якщо рішення хмарне, відбувається розгортання в хмарному середовищі; якщо локальне – установка на серверах замовника.
Навчання персоналу та тестування: Користувачі системи (фахівці відділів, відповідальні за активи, ІТ-персонал) проходять навчання для роботи з новим програмним забезпеченням. Паралельно запускається тестова експлуатація – перевіряється, чи всі функції працюють як очікується, чи коректно відображаються дані, проводиться виправлення можливих налаштувань.
Промислове впровадження та підтримка: Після успішного тестування система офіційно запускається в роботу для всієї організації. На початковому етапі важливо слідкувати за коректністю використання – команда впровадження (включно зі спеціалістами постачальника) підтримує користувачів, відповідає на питання, усуває дрібні проблеми. В подальшому EAM-система супроводжується оновленнями, додаванням нових функцій та технічною підтримкою відповідно до угоди із постачальником рішення.
Варто зазначити, що тривалість впровадження залежить від масштабу організації та якості вихідних даних. Для невеликого комунального підприємства процес може зайняти кілька місяців, тоді як для цілої обласної адміністрації – півроку чи більше. Але кінцева віддача виправдовує зусилля, адже організація отримує ефективний інструмент, який щоденно економить час і кошти.
SOFTPRO:EAM Light — сучасна EAM-система, спеціально розроблена з урахуванням потреб муніципалітетів та комунальних підприємств. Її ключова особливість – простота та швидкість впровадження: рішення містить лише необхідний функціонал без зайвого перевантаження складними модулями. Система забезпечує повний облік основних активів громади (нерухомості, земель, техніки, обладнання) та необхідні інструменти для їхнього контролю і планування. При цьому EAM Light є гнучкою та адаптивною – її можна налаштувати під структуру конкретної організації, визначити потрібні довідники, поля обліку, розподілити ролі і права доступу між користувачами.
На відміну від великих промислових EAM-рішень, які часто включають модулі контролю стану обладнання в режимі реального часу, прогнозування поломок на основі датчиків (IoT) та інші складні функції, SOFTPRO:EAM Light концентрується на базових потребах. Відсутність надлишкових компонентів (таких як глибокий моніторинг параметрів роботи кожного пристрою) робить цю систему легшою у освоєнні для персоналу і дешевшою у впровадженні та підтримці. Фактично, EAM Light ідеально підходить для організацій, які лише починають цифровізацію обліку активів: вона дозволяє навести лад у даних, налагодити основні процеси управління майном і отримати швидкий результат без багатомісячного навчання і налаштування складних модулів.
При цьому EAM Light побудовано на сучасній технологічній платформі. Система має веб-інтерфейс, тому користуватися нею можна з будь-якого пристрою – комп’ютера в офісі чи планшета під час виїзду на об’єкт. Рішення легко інтегрується з іншими системами через API (наприклад, з бухгалтерським програмним забезпеченням для обміну фінансовими даними). Передбачені всі необхідні засоби захисту інформації – розмежування доступу для різних ролей, безпечна авторизація (в тому числі двофакторна), регулярне резервне копіювання бази даних. Вбудована інтерактивна карта дозволяє відображати об’єкти комунальної власності на геопорталі: так користувачі можуть візуально бачити розташування кожної будівлі чи земельної ділянки, виконувати просторовий аналіз (наприклад, шукати вільні приміщення в заданому районі або аналізувати розподіл земель за цільовим використанням) та приймати рішення з огляду на географічний контекст.
Завдяки продуманому інтерфейсу і фокусуванню на головних задачах, SOFTPRO:EAM Light впроваджується в короткі терміни. Команда розробників SOFTPRO супроводжує замовника на всіх етапах – від первинного аналізу до запуску системи – допомагаючи перенести дані, налаштувати програму під особливості конкретної громади та навчити користувачів. Як результат, навіть ті підприємства або міські ради, що раніше ніколи не працювали з подібними ІТ-рішеннями, вже за кілька місяців отримують працюючу систему і відчувають реальні покращення у своїй повсякденній роботі.